Informativa Privacy Whistleblowing
Art. 13-14 Regolamento UE 27 aprile 2016 n. 679 “Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati”
La presente informativa è destinata agli autori di segnalazioni, alle persone fisiche che assistono il segnalante nel processo di segnalazione (c.d. facilitatori) ed infine alle persone fisiche a cui il contenuto informativo della segnalazione può fare riferimento in qualità di soggetti segnalati o coinvolti a vario titolo nelle vicende segnalate.
A tal fine Royalstampi S.r.l., in qualità di titolare del trattamento, informa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati EU 2016/679 (di seguito anche solo “GDPR”), che i dati personali acquisiti nell’ambito della Procedura di gestione delle segnalazioni di condotte illecite e violazioni - c.d. Whistleblowing (di seguito, per brevità, anche solo “Procedura di gestione delle segnalazioni” o “Procedura”), verranno trattati con le modalità e per le finalità che seguono.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Royalstampi S.r.l., V.le Lombardia 16 M/N, 20081 CassineAa di Lugagnano (MI).
Tipologia dei dati trattati
Potranno essere oggetto di trattamento le seguenti tipologie di dati personali:
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dati identificativi e di contatto del segnalante;
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dati identificativi delle persone coinvolte nella segnalazione, informazioni e dati relativi alle violazioni segnalate, compresi eventuali dati personali relativi a categorie particolari o riferiti a condanne penali e reati;
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ogni altra informazione riferita al segnalante, alle persone coinvolte nella segnalazione a eventuali altri soggetti terzi, che il segnalante decide di condividere per meglio descrivere la sospetta violazione;
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dati identificativi, di contatto e relativi all'account di accesso alla piattaforma informatica dei soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni.
Origine dei dati e natura del conferimento
I dati personali oggetto di trattamento sono quelli forniti dal segnalante e quelli eventualmente raccolti in modo autonomo nel corso delle attività istruttoria, necessari ad accertare le circostanze oggetto della segnalazione.
Il conferimento dei dati è necessario e funzionale alla gestione delle segnalazioni ricevute nelle forme e modalità descritte nella Procedura di gestione delle segnalazioni.
Finalità del trattamento
I dati personali saranno raccolti e trattati per finalità connesse alla gestione di segnalazioni di comportamenti/atti che si concretano, anche solo potenzialmente, in:
- una fattispecie di reato da cui può derivare una responsabilità per Royalstampi S.r.l.. ivi compresi i reati di cui al D.lgs. 231/01 posti in essere nell’interesse o vantaggio della Società;
- una violazione delle prescrizioni del Modello (e dei relativi protocolli), del Codice Etico,delle procedure interne e dei regolamenti interni;
con le modalità e gli strumenti descritti nella Procedura di gestione delle segnalazioni.
Base giuridica
Il trattamento dei dati deriva dalla necessità di applicare le disposizioni del D.lgs. 24/2023 nonché quelle previste dal modello di organizzazione e gestione a norma del D.lgs. 231/2001 e dal codice etico.
Tempi di conservazione
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della Procedura, nel rispetto degli obblighi di riservatezza della persona segnalante.
I dati personali che manifestamente non sono utili alla valutazione della segnalazione saranno immediatamente cancellati.
Destinatari dei dati personali
I dati personali saranno trattati dal Destinatario WB (Gestore della Segnalazione), individuato nell’Organismo di Vigilanza della Società, nelle persone dei relativi membri esterni. In conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dalla Procedura adottata da Royalstampi S.r.l., il Destinario WB è tenuto a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni di cui è venuto a conoscenza.
L’identità del segnalante o qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità, possono essere rivelate solo con il consenso espresso della stessa persona segnalante. Laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, alcune informazioni connesse alla segnalazione potranno essere trattate da altre funzioni ed uffici della Società ai quali sono state fornite specifiche istruzioni – e purché non versino in conflitto di interessi con l’oggetto della segnalazione - quali l’Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/2001, gli Amministratori della Società, il Responsabile delle Risorse Umane, il direttore di stabilimento e il Responsabile della funzione interessata. A questi stessi soggetti può essere comunicato l’esito dell’istruttoria che abbia accertato la fondatezza della violazione o dell’illecito.
Il Destinatario WB può anche avvalersi di consulenti esterni, ma solo con ulteriori garanzie di riservatezza riguardo all’identità del Segnalante.
Qualora il Segnalato o il Segnalante dovesse essere il Destinatario WB, la Segnalazione potrebbe essere inviata al Responsabile delle Risorse Umane.
La piattaforma informatica per la gestione delle segnalazioni (Secure Blowing) è gestita dalla società MOTI-F srl, con sede legale in via Benedetto Croce n. 34 Roma, designata quale responsabile del trattamento. Il sistema di cifratura della piattaforma non permette l’accesso del responsabile all’identità del segnalante o al contenuto delle segnalazioni.
Infine, alcuni dati potranno essere trasmessi, nei casi previsti dalla normativa, all’Autorità Giudiziaria e/o alle Autorità competenti.
Diritti dell’interessato
Relativamente ai dati medesimi, gli Interessati possono esercitare, nei casi previsti, i diritti di cui al CAPO III del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
In particolare, il segnalante può esercitare il diritto di accesso ai propri dati, di rettifica o integrazione, di cancellazione e di limitazione del trattamento con le stesse modalità in cui ha effettuato la segnalazione
Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati nel caso in cui ritenga che il trattamento violi il citato Regolamento.
Si informa che l’esercizio dei suddetti diritti da parte degli altri soggetti interessati, quali il segnalato o altre persone coinvolte, può essere ritardato, limitato o escluso qualora tale esercizio possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante come previsto dall’ articolo 2-undecies, lett. f del Codice Privacy (in attuazione dell'articolo 23 del GDPR). In tali casi, i suddetti diritti possono essere esercitati tramite il Garante per la Protezione dei dati personali, con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice Privacy.